Met flexibele pauzes orderpickkosten terugdringen

Door pauzes flexibeler in te richten kan een retailer in theorie tot vijf procent besparen op de arbeidskosten voor de inzet van orderpickers in een handmatig magazijn. Tot deze conclusie komt een groep wetenschappers onder leiding van professor René de Koster (Erasmus Universiteit) in een recente onderzoekspaper, waarin dieper wordt ingegaan op een nieuw fenomeen het zogeheten order picker scheduling problem (OPSP). 

 Orderpick processen

In het verleden is er al veel wetenschappelijk onderzoek verricht naar wat nu de meest efficiënte looproutes zijn in orderpickomgevingen. In schril contrast hiermee staat onderzoek naar de problematiek omtrent het inroosteren van orderpickers in een manuele pickomgeving. Alle reden voor René de Koster, professor of Logistics & Operations Management aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, om nader onderzoek te doen aangezien in praktijk blijkt dat de inzet van orderpickers bij zowel retailers als logistiek dienstverleners behoort tot de meest arbeids-, tijds- en kapitaalsintensieve activiteit. In dit onderzoek heeft De Koster met een team van onderzoekers zich specifiek gericht op de vraag: welke opdracht moet aan een orderpicker worden gegeven op welk moment om uiteindelijk te komen tot een gewenste kostenbesparing. De Koster zegt hierover: “Dat hebben we onderzocht in een manueel orderpick magazijn van een grote supermarktretailer in Nederland. Het ging ons daarbij met name om het plannen van orderhoeveelheden. Denk daarbij aan het picken van meerdere rolcontainers tegelijk tijdens één route door elke orderpicker. Het gaat dus al gauw om honderden picks in een route. Dat betekent dat een orderpicker geruime tijd onderweg is voordat een order voor één of meerdere winkels is afgerond. Het gaat daarbij vaak om flexkrachten die betaald moeten worden voor minimaal zes uur. Tegelijkertijd kan het ook maar zo zijn, dat een orderpicker binnen drie uur al klaar is met zijn werkzaamheden.”

Wat is de rol van pauzes in dit proces?

De Koster: “Orderpickers hebben wettelijk gezien tijdens een shift recht op vaste pauzetijden. In ons geval ging het om twee hoofdshifts met vaste begintijden. Er zitten hieraan bovendien allerlei wettelijke restricties vast. Een orderpicker mag bijvoorbeeld niet meer dan zoveel uur per dag werken zonder pauze. Wat we hebben gedaan, is dat we die restricties toepassen en de regels van deze retailer loslaten door bijvoorbeeld het effect te meten als we het tijdstip van de pauzes een klein beetje zouden veranderen. Met andere woorden: een deel van het personeel mag vijftien minuten eerder of later met pauze. Dat bleek – mede door de covid uitbraak - een uitkomst want het was met name in de beginperiode van de pandemie ongewenst dat er grote groepen mensen tegelijk pauze gingen houden. We hebben toen getest wat het effect is als we mensen in subgroepjes met pauze zouden sturen, een kwartier eerder of later. Dat bleek een heel groot effect te hebben want dankzij dit kleine beetje flexibiliteit, was het veel beter mogelijk om orders in te plannen voor orderpickers.”

Hoe moet ik mij dat voorstellen?

De Koster: “Stel een orderpicker is vijftien minuten voor zijn of haar pauze klaar met het picken. Je kunt dan nog een order geven, maar die kan voor de pauze nooit zijn afgerond. Wat je dan ziet, is dat een orderpicker aan het begin van zijn pickronde al moet stoppen en helemaal naar de kantine moet lopen. Vervolgens duurt het weer enige tijd voordat de bewuste picker is opgestart. Je verliest dan heel veel tijd. Het is veel efficiënter als een teamleider of warehouse manager bij wijze van spreken een half uur voordat de pauze begint, een kleine order geeft die binnen dat tijdsbestek is af te ronden. Een orderpicker kan vervolgens twee minuten later met pauze worden gestuurd net op het moment dat de order is afgerond. De orderpicker in kwestie is dan ook al dichter in de buurt van de kantine. Daarmee win je heel veel tijd door een klein beetje flexibiliteit te geven en het bieden van de juiste order op het juiste moment. Met andere woorden een grote order aan het begin en een kleine aan het einde van een shift. Daarmee voorkom je dat pickers hun orderronde voortijdig moeten afbreken.”

Wat kwam daaruit?

De Koster: “Als je de flexibiliteit een klein beetje gebruikt door bijvoorbeeld die vijftien minuten speling, dalen niet alleen de totale pickkosten met vijf procent, maar bovendien kun je tegelijkertijd ook de verzamelaars gegarandeerd voor zeven tot acht uur uitbetalen. Je hebt dus twee voordelen tegelijk: de retailer in kwestie kan op de arbeidskosten besparen en heel belangrijk meer loon uitbetalen aan de orderpickers.”

Onderzoek wint prestigieuze ‘best paper award’

De paper getiteld, Workforce Scheduling with Order-Picking Assignments in Distribution Facilities, komt voor uit een meerjarig promotieonderzoek van Arpan Rijal (Universiteit van Groningen). Deze provomendus heeft als onderdeel van zijn promotie onderzoek verricht naar het verbeteren van het inplannen van orderpickers in een handmatig magazijn. Daaruit is met steun van het NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) en met medewerking van een grote supermarktretailer in Nederland een paper verschenen die geschreven is door Rijal met Marco Bijvank (Haskayne School of Business, Universiteit van Calgary), Asvin Goel (Kühne Logistics University) en René de Koster als co-auteur. Vorig jaar oktober is het onderzoeksartikel door de vooraanstaande Amerikaanse INFORMS Transportation Science and Logistics (TSL) Society gehonoreerd met een prestigieuze best paper award voor onderzoek op het terrein Facility Logistics. 

 Rene de Koster

René de Koster, professor of Logistics & Operations Management Erasmus Universiteit Rotterdam

Meer uren werken? Dat kost toch meer geld?

De Koster: “Dat klopt, maar door beter te plannen – zoals wij hebben aangetoond met flexibele pauzes – kun je dusdanig veel geld besparen, waardoor een gedeelte van dat geld kan worden gebruikt om die pickers meer salaris te betalen. Dat was voor de retailer ook van belang, omdat het op dit moment heel moeilijk is om aan mensen te komen. Als je een orderpicker voor maar zes uur per dag kunt uitbetalen en de buurman garandeert minimaal zeven tot acht uur werk dan is de keuze snel gemaakt. Door pickers beter in te plannen kan een retailer in theorie een orderpicker uitbetalen voor minimaal zeven tot acht uur arbeid terwijl hij misschien maar vijf of zes uur heeft gewerkt op een dag en tegelijkertijd kan er in theorie ook vijf procent op de orderpickkosten worden bespaard.”

“Er is tot op heden weinig onderzoek verricht naar het order picker scheduling problem (OPSP)”

Dat is de theorie, maar hoe is dat in de praktijk?

De Koster: “Die is altijd iets harder dan de theorie. Bovendien is het een ingewikkeld probleem omdat de achterliggende algoritmes behoorlijk complex zijn met daarbij het gegeven dat er nog maar weinig onderzoek is gedaan naar wat wij in dit onderzoek het order picker scheduling problem (OPSP) noemen. Orders hebben bijvoorbeeld allemaal een gegeven vertrek window. Ze moeten binnen deze window op de expeditie klaarstaan; zo niet dan komen ze te laat bij de winkel aan. Aan al die orders zitten allerlei beperkingen. Dat geldt ook voor het inroosteren van orderpickers want hoeveel flexibele orderverzamelaars heb je en wat zijn de afspraken. Bovendien zijn er wettelijke beperkingen waar het gaat om de pauzes en hoeveel maximaal gewerkt mag worden zonder pauze. Al die beperkingen zijn eigenlijk nooit helemaal gemodelleerd in de wetenschap. Er zijn wel modellen, maar die zijn allemaal sterk vereenvoudigd en op het moment dat je die aspecten – zoals arbeidstijdenwetgeving - niet meeneemt in je onderzoek dan krijg je totaal verkeerde antwoorden. We hebben -tig varianten de revue laten passeren, voordat we konden vaststellen dat deze oplossing het probleem bij benadering oplost. Onze ambitie was ook dat ons model na afloop geïmplementeerd zou worden door de retailer.”

 Orderpick processen

Is dat ook gebeurd?

De Koster: “De retailer gaat niet onze optimale algoritmes implementeren bij het schedulen van orderpickers, maar wel de ideeën die erachter steken: dus iets meer flexibiliteit in pauzes. Dat houdt onder meer in het slimmer toewijzen van orders aan pickers om tijdsverlies te voorkomen. Dat houdt in: vooraf beter kijken naar de ordergrootte, wat is de verwachte duur en hoeveel tijd is er nog beschikbaar op het moment dat een orderpicker met pauze moet. De kostenbesparingen die wij hebben geschetst in de reductie van de arbeidskosten met maximaal vijf procent gaat de retailer niet halen. Ook al zijn de kosten een beetje minder dan is dat desondanks altijd mooi meegenomen. Het feit dat er meer kan worden betaald aan de orderpickers is uiteindelijk ook een competitief element.”