4 tips voor een succesvolle WMS-implementatie

Auteur: Luca Proietto, consultant en Bertrand Vanlanden, projectmanager bij Hardis Group.

Een WMS systeem-project succesvol implementeren is niet alleen een IT-aangelegenheid. Ook de specifieke organisatorische en operationele aspecten van het bedrijf, het verandermanagement (dat ervoor moet zorgen dat de logistieke teams er ook daadwerkelijk mee gaan werken) en de toepassing van KPI's (voor het sturen en voortdurend verbeteren van de logistieke prestaties terwijl de kosten beheersbaar blijven) zijn ontzettend belangrijk.
 

Tip 1: Bepaal vooraf goed de verwachtingen van een WMS

De implementatie van een WMS is een lange termijn investering. Het WMS moet niet alleen voldoen aan de huidige eisen van het magazijn en de teams, maar na verloop van tijd ook kunnen inspelen op veranderende behoeften.

Software keuze voor het WMS

De keuze van de software voor het WMS is uiteraard heel belangrijk omdat de teams het elke dag zullen gebruiken, maar ook de fase waarin de scope van het project wordt bepaald, is cruciaal voor het succes van een WMS-implementatie. Het is de bedoeling dat de geïmplementeerde oplossing de juiste is voor de eisen en specifieke logistieke activiteiten van het bedrijf en dat de afgesproken levertijden worden nageleefd tegen de minimale kosten.

Scope bepaling

Tijdens de bepaling van de scope worden naaste de bestaande processen, de fysieke en digitale stromen in kaart gebracht. Er wordt nagegaan of deze kunnen worden ontwikkeld en gestandaardiseerd op basis van hun efficiëntie en duurzaamheid in de tijd, door ze zo nodig te vergelijken met de resultaten in de sector. 
In dit stadium wordt ook rekening gehouden met het volledige ecosysteem van de uit te rusten logistieke centra: sector (leveranciers, andere magazijnen, verkooppunten, verladers, vervoerders ...), IT (ERP, TMS, e-commerce platform ...) en productie (transportbanden, pickgebieden, magazijnkranen, pick-to-light, orderpicken met robots, weegcontrole ...). 

Blauwdruk van het WMS

Als het WMS meerdere magazijnen op verschillende locaties gaat beheren, kan in deze fase ook het core-model – de blauwdruk – worden gemaakt met de parameters voor alle magazijnen. Indien nodig kunnen later altijd nog kleine aanpassingen worden gedaan in het WMS om rekening te houden met de specifieke kenmerken van een bepaald logistiek magazijn of een bepaalde activiteit.

Tip 2: Luisteren naar logistieke teams en beleid de verandering

Het WMS aanpassen aan en integreren in de organisatorische, IT- en productieomgeving is één ding. Maar de succesvolle implementatie van een warehousemanagementsysteem hangt natuurlijk ook af van hoe snel en op welke wijze de toekomstige gebruikers aan de slag gaan met de tool.

Operationele teams betrekken

Het is dus ontzettend belangrijk dat de operationele teams vanaf het begin betrokken zijn bij de bepaling van de scope en het ontwerp van het project. Vooral bij beslissingen over eventuele stroom- en proceswijzigingen moeten zij een rol spelen. Ze kennen het antwoord op vragen zoals wat werkt het beste in de praktijk, welke innovaties zijn nodig en welke standaarden kunnen worden afgesproken. Dit betekent dat er een groep key users moet worden samengesteld om de nieuwe oplossing te bepalen, testen en te valideren. Dit voor alle processen: ontvangst, opslag, orderpicken en verzending.

Start met een onvolledige oplossing 

Deze aanpak, waarbij er wordt geluisterd naar en rekening gehouden met de operationele behoeften, maakt de functionele specificatie van het WMS mogelijk en verkleint het risico op budgetoverschrijding of te late oplevering. We mogen niet vergeten dat het vaak beter is om te beginnen met een oplossing die niet 100% voldoet aan de specifieke operationele eisen. Op deze manier krijgt men een beter inzicht in de mogelijkheden van het nieuwe WMS, ook al betekent dit aanpassingen achteraf.

Verandermanagement

Bij het invoeren van een nieuwe tool staat ook verandermanagement centraal. Dit betekent communiceren over het project, opleiding voorzien en medewerkers begeleiden bij het gebruik van het nieuwe systeem, zodat iedereen de nieuwe manier van werken snel en volledig kan adopteren. Weten hoe Reflex dit verzorgt? Neem dan contact met ons op.

Tip 3: Stuur het WMS-project aan van begin tot eind, ook na livegang

Naast het voorafgaand bepalen van de scope – essentieel voor de definitie van de technische en functionele specificaties – moet bij elke stap ook worden bekeken of het project, dat een paar maanden zal duren, nog beantwoordt aan de oorspronkelijke doelstellingen: ontwerp, uitvoering, acceptatie, go-live en stabilisatie erna. Dit impliceert een globale aansturing van het project en de inzet van key users in elke fase, ook na de implementatie.

Twee werkwijzen

In de praktijk zien we doorgaans twee werkwijzen in bedrijven: sommigen zullen de logistieke magazijnverantwoordelijken en key users betrekken, naast hun dagelijkse activiteiten; anderen richten alleen een projectteam op voor de eerste implementatie. Omdat een WMS-oplossing voortdurend moet worden verbeterd, is het heel belangrijk om een software beheersorganisatie en KPI's te maken. Hierdoor kan de efficiëntie van de oplossing na de ingebruikname worden aangestuurd, al was het maar om de nieuwe functies van de tool te ontdekken. 

Tip 4: Blijf het WMS continu verbeteren

Als men rekening houdt met alle factoren – organisatorisch, IT, operationeel en menselijk – dan duurt de implementatie van een WMS-project gemiddeld zes tot acht maanden. Deze termijn kan korter door vooraf gedefinieerde standaardprocessen toe te passen in het WMS, ook al betekent dit aanpassingen achteraf als onderdeel van het continue verbeterproces. Dit geldt ook bij een “klassieke” implementatie met meer specifieke instellingen.

Doorontwikkeling

Een WMS zal – ongeacht het logistieke centrum – na verloop van tijd moeten worden aangepast om te blijven voldoen aan de werkelijke activiteiten en de ontwikkeling van het bedrijf. Ofwel er ontstaan nieuwe behoeften en er moet worden nagegaan hoe het WMS daaraan kan voldoen. Bijvoorbeeld: krijgt het systeem nieuwe functies die vervolgens zo goed mogelijk moeten worden benut? Het uitgangspunt blijft hierbij altijd de voortdurende verbetering van de logistieke prestaties. 

Training en ondersteuning

Dit continue verbeterproces vereist ook regelmatige ondersteuning en opleiding van de magazijnmedewerkers over de nieuwe processen en functies. Zo blijven het WMS en de processen die het ondersteunt relevant, ook na verloop van tijd, zodat de logistiek steeds efficiënter aan de klantbelofte kan voldoen.

Dit artikel is gesponsord door Hardis.