Tip 2: Luisteren naar logistieke teams en beleid de verandering
Het WMS aanpassen aan en integreren in de organisatorische, IT- en productieomgeving is één ding. Maar de succesvolle implementatie van een warehousemanagementsysteem hangt natuurlijk ook af van hoe snel en op welke wijze de toekomstige gebruikers aan de slag gaan met de tool.
Operationele teams betrekken
Het is dus ontzettend belangrijk dat de operationele teams vanaf het begin betrokken zijn bij de bepaling van de scope en het ontwerp van het project. Vooral bij beslissingen over eventuele stroom- en proceswijzigingen moeten zij een rol spelen. Ze kennen het antwoord op vragen zoals wat werkt het beste in de praktijk, welke innovaties zijn nodig en welke standaarden kunnen worden afgesproken. Dit betekent dat er een groep key users moet worden samengesteld om de nieuwe oplossing te bepalen, testen en te valideren. Dit voor alle processen: ontvangst, opslag, orderpicken en verzending.
Start met een onvolledige oplossing
Deze aanpak, waarbij er wordt geluisterd naar en rekening gehouden met de operationele behoeften, maakt de functionele specificatie van het WMS mogelijk en verkleint het risico op budgetoverschrijding of te late oplevering. We mogen niet vergeten dat het vaak beter is om te beginnen met een oplossing die niet 100% voldoet aan de specifieke operationele eisen. Op deze manier krijgt men een beter inzicht in de mogelijkheden van het nieuwe WMS, ook al betekent dit aanpassingen achteraf.
Verandermanagement
Bij het invoeren van een nieuwe tool staat ook verandermanagement centraal. Dit betekent communiceren over het project, opleiding voorzien en medewerkers begeleiden bij het gebruik van het nieuwe systeem, zodat iedereen de nieuwe manier van werken snel en volledig kan adopteren. Weten hoe Reflex dit verzorgt? Neem dan contact met ons op.
Tip 3: Stuur het WMS-project aan van begin tot eind, ook na livegang
Naast het voorafgaand bepalen van de scope – essentieel voor de definitie van de technische en functionele specificaties – moet bij elke stap ook worden bekeken of het project, dat een paar maanden zal duren, nog beantwoordt aan de oorspronkelijke doelstellingen: ontwerp, uitvoering, acceptatie, go-live en stabilisatie erna. Dit impliceert een globale aansturing van het project en de inzet van key users in elke fase, ook na de implementatie.
Twee werkwijzen
In de praktijk zien we doorgaans twee werkwijzen in bedrijven: sommigen zullen de logistieke magazijnverantwoordelijken en key users betrekken, naast hun dagelijkse activiteiten; anderen richten alleen een projectteam op voor de eerste implementatie. Omdat een WMS-oplossing voortdurend moet worden verbeterd, is het heel belangrijk om een software beheersorganisatie en KPI's te maken. Hierdoor kan de efficiëntie van de oplossing na de ingebruikname worden aangestuurd, al was het maar om de nieuwe functies van de tool te ontdekken.
Tip 4: Blijf het WMS continu verbeteren
Als men rekening houdt met alle factoren – organisatorisch, IT, operationeel en menselijk – dan duurt de implementatie van een WMS-project gemiddeld zes tot acht maanden. Deze termijn kan korter door vooraf gedefinieerde standaardprocessen toe te passen in het WMS, ook al betekent dit aanpassingen achteraf als onderdeel van het continue verbeterproces. Dit geldt ook bij een “klassieke” implementatie met meer specifieke instellingen.
Doorontwikkeling
Een WMS zal – ongeacht het logistieke centrum – na verloop van tijd moeten worden aangepast om te blijven voldoen aan de werkelijke activiteiten en de ontwikkeling van het bedrijf. Ofwel er ontstaan nieuwe behoeften en er moet worden nagegaan hoe het WMS daaraan kan voldoen. Bijvoorbeeld: krijgt het systeem nieuwe functies die vervolgens zo goed mogelijk moeten worden benut? Het uitgangspunt blijft hierbij altijd de voortdurende verbetering van de logistieke prestaties.
Training en ondersteuning
Dit continue verbeterproces vereist ook regelmatige ondersteuning en opleiding van de magazijnmedewerkers over de nieuwe processen en functies. Zo blijven het WMS en de processen die het ondersteunt relevant, ook na verloop van tijd, zodat de logistiek steeds efficiënter aan de klantbelofte kan voldoen.
Dit artikel is gesponsord door Hardis.