Aangifte doen gaat voortaan anders 

Deze maand zijn de eerste pilotbedrijven overgestapt op het nieuwe DMS (Douane Management Systeem). Zij zijn de voorlopers.
Totaal moeten zo’n 3.000 bedrijven die overstap maken met de nodige aanpassingen. Van maandaangifte gaat het naar dagaangifte.
Door de invoering van het DMS wordt de complexiteit van de aangifte groter. Zelf doet de douane er – naar eigen zeggen – alles aan om bedrijven te helpen. Maar toch is er veel ongenoegen over en weer.
Op Logistiek.nl een korte serie artikelen over de impact op logistieke, finance en IT processen.

Planning blijft haalbaar – maar kom nu in actie

Frank Heijmann is hoofd handelsrelaties bij de douane. Hij noemt het een verontrustend feit, dat zo’n vier tot vijfhonderd aangeschreven bedrijven nog steeds niet hebben gereageerd op brieven van de douane om hen te attenderen op de komst van het DMS en daarvoor voorbereidingen te treffen. Dat betekent volgens hem nog niet, dat de planning voor dit jaar onhaalbaar is. Het is volgens hem een krappe planning, maar een haalbare. De eerste bedrijven waren recent al geïnformeerd; vanaf juli worden bedrijven die alleen invoeren geïnformeerd. Vanaf september volgen bedrijven die voornamelijk e-commerce doen. In de periode september – december wordt de rest van de bedrijven benaderd. Dan hebben ze tot 1 juli 2023 de tijd om hun systemen aan te passen. “Het huidige AGS gaat per 1 juli 2023 uit de lucht, die wie niet tijdig switcht naar DMS komt op een goede dag voor een leeg scherm te staan en kan niet meer aangeven – met alle gevolgen van dien. Dan ben je gewoonweg een smokkelaar.”

 

Systeem offline – dat leidt direct tot vertraging 

Albert Veenstra, hoogleraar Trade & Logistics bij Rotterdam School of Management, wijst op de impact op logistieke processen. Hét grote probleem wordt volgens hem veroorzaakt door de omslag van de maandelijkse aangifte naar de dagelijkse aangifte in DMS. “Uit analyse van de afgelopen jaren is gebleken dat de douanesystemen af en toe offline zijn. Als je maar één keer per maand aangifte moet doen is dat niet zo’n probleem, want dan doe je het later op de dag of je doet het de volgende dag. Straks móet je het op de dag zelf doen, en als het systeem dan offline is, zit je met een probleem. Dat leidt tot extra werk, verlies van gedigitaliseerde informatie, en tijdverlies. Met de tijdsdruk die er nu al is in de logistiek zit niemand daar op te wachten.”
Een ander probleem is dat er vertraging kan optreden in het akkoord van de douane, als terugkoppeling op de aangifte. Veenstra: “Als dat niet meteen komt, ofwel doordat het systeem even offline is, ofwel doordat er een ander bezwaar op akkoord geven is, zit je logistiek ook vast. Daar speelt ook weer die druk van het dagelijkse systeem. Ik merk dat veel ondernemers zich op dit moment zorgen maken. De implementatie van het DMS is helaas een rijdende trein, zeker ook gezien in Europees perspectief, en die is niet te vertragen.”

Laat maandaangifte bestaan – dat scheelt kosten 

Noël Egberts, managing partner van Trade Facilitation, meent dat er naast logistieke consequenties ook financieel gezien veel mis is. De impact op financieel gebied is volgens Egberts te verdelen in meerkosten in lead times, softwareontwikkeling, software-implementatie, scholing en begeleiding van de medewerkers in de nieuwe systematiek, uitbreiding van bestaande systemen met DMS-specificaties, extra personeel om de gestegen werkdruk te kunnen blijven managen en extra advies en begeleiding door adviesbureaus. Hij schat in dat de investeringen in IT driemaal zoveel kunnen zijn als momenteel. 
“Volgens mij maakt de Europese wet het mogelijk dat je als individueel land, dus als douane, kunt besluiten om toch de maandaangifte te handhaven. Frank Heijmann van de douane heeft dat zelfs in een van zijn presentaties de afgelopen tijd als mogelijke optie ingebouwd. Ik maak me daar sterk voor. Dat zou enorm veel schelen, alleen al in personele kosten. Ik vind het merkwaardig, dat het Nederlandse bedrijfsleven in feite wordt ingezet als onbezoldigd douaneambtenaar door al deze DMS-gerelateerde extra werkzaamheden op te pakken. Dat is geen lastenverlichting, maar lastenverzwaring.”

Investeren in ontwikkeling – en in samenwerking

John Schutten, productmanager logistiek & industrie van Stratech kijkt naar de gevolgen voor bedrijven in de ICT en dataverwerking. "Zelf hebben we een ontwikkelteam van gemiddeld tien mensen geformeerd om gedurende een half jaar aan het DMS te werken, met name de omzetting van de software die voor de grote groep aangevers bestemd is. Dit betreft bedrijven die nu nog met AGS werken en die verplicht om moeten naar DMS. Deze bedrijven zelf zullen niet heel veel impact van DMS ondervinden. Ze werken al met een aangiftesysteem, de interfaces zijn er ook, slechts de inhoud verandert. Dat betekent wel dat deze bedrijven moeten investeren in bijscholing om met de nieuwe systematiek om te kunnen gaan.”
Inmiddels signaleert Schutten samenwerkingsverbanden waardoor softwareontwikkelaars kosten gaan delen, of de verkoopkanalen van andere bedrijven kunnen gebruiken om naast de meerkosten ook tot meer omzet te kunnen komen. “Je ziet sowieso een consolidatie op dat gebied. Ooit waren er zo’n vijftig softwareontwikkelaars, nu zijn er nog maar ruim twintig serieuze spelers.” Daarvan zijn er zestien lid van de Alliantie Douane Softwareleveranciers geworden om kennis en ervaring te delen op het gebied van de ontwikkelingen en de implementatie van het DMS.

Meer over DMS