Bij (langdurige) samenwerkingen is het een must om schriftelijk dingen vast te leggen. Ook over hoe je de samenwerking beëindigt, zo is de les die geleerd kan worden uit een juridisch conflict.

Vorig jaar schreef ik over ketenaansprakelijkheid bij het uitbesteden van (transport)opdrachten en de inzet van personeel. Hieruit bleek dat aansprakelijkheid voor hoofd- en subopdrachtgevers in een klein hoekje kan zitten, wanneer er verder onderin de keten dingen niet gaan zoals ze zouden moeten gaan. Terwijl opdrachtgevers op de feitelijke gang van zaken bij hun onderaannemers wellicht niet altijd evenveel invloed of toezicht hebben. Daarom is het belangrijk hier duidelijke afspraken over te maken in schriftelijke contracten.

Niet alleen voor als het ‘mis’ gaat

Ketenaansprakelijkheid is uiteraard niet de enige reden waarom het opstellen van een schriftelijk contract bij een (langdurige) samenwerking zo belangrijk is. Vaak heeft men het idee dat een schriftelijke overeenkomst alleen wordt opgesteld ‘voor het geval dat het mis gaat’, maar dat is absoluut niet het geval. Het is in ieder geval niet de enige reden. In een contract kunnen namelijk ook heel veel andere afspraken gemaakt worden, die juist gaan over de dagelijkse gang van zaken. Denk aan afspraken over de wijze waarop de opdrachten moeten worden uitgevoerd, wat partijen over en weer van elkaar mogen verwachten, welke tarieven en betaalcondities er gelden, of er sprake is van exclusiviteit, welke KPI’s behaald moeten worden, hoelang de samenwerking duurt, of de samenwerking bij tevredenheid automatisch verlengd wordt, et cetera, et cetera.

Aansprakelijkheid over en weer

En ja, natuurlijk moeten er in het contract ook afspraken gemaakt worden voor het geval er iets misgaat bij het uitvoeren van een opdracht of wanneer de samenwerking niet zo lekker loopt. Wat te doen bij vertraging en schade aan de lading en het materieel? Ook is het goed om rekening te houden met ergere vormen van schade, bijvoorbeeld wanneer een werknemer van de opdrachtnemer ernstig letsel oploopt tijdens het uitvoeren van een opdracht voor de opdrachtgever. Niet alleen moeten dan afspraken gemaakt zijn over aansprakelijkheid over en weer, ook moeten de verzekeringspolissen naast elkaar gelegd worden om te bekijken of deze wel op elkaar aansluiten.

Kosten voor beëindigen contract

Wat daarnaast een belangrijk, maar vaak vergeten, onderdeel is, is het maken van afspraken over de beëindiging van de samenwerking. Want zelfs bij jarenlange samenwerkingen, die altijd naar volle tevredenheid zijn verlopen, kan het tij ineens keren. Welke opzegtermijn moet er gehanteerd worden? Is dit een vaste termijn of wordt die termijn langer naarmate de samenwerking ook langer duurt? Is de opzeggende partij een schadevergoeding verschuldigd of komen alle kosten voor het beëindigen van de overeenkomst voor eigen rekening? Mag er überhaupt zomaar opgezegd worden of moet daar een goede reden voor zijn? Wat gebeurt er met het materieel dat partijen over en weer van elkaar in gebruik hebben, hoe snel moet dat terug zijn bij de eigenaar en wie draagt daar de kosten van? Dit zijn slechts enkele vragen waar rekening mee gehouden moet worden bij het beëindigen van een samenwerking.

Prijsverhogingen als breekpunt

Dat het niet maken van dergelijke afspraken je duur kan komen te staan, heeft ABB Foam begin dit jaar ervaren tijdens een gerechtelijke procedure tegen Jongeneel. Het ging in die zaak om het volgende. Sinds 2017 bestelde ABB Foam elk halfjaar hout bij Jongeneel, dat Jongeneel op wekelijkse basis aan ABB Foam leverde en factureerde. De samenwerking werd daardoor aangemerkt als duurovereenkomst voor onbepaalde tijd, maar partijen hebben ondanks die langdurige samenwerking nooit wat op papier gezet. Wel werden er elk jaar prijsafspraken gemaakt. In de loop van 2021 past Jongeneel twee keer een prijsverhoging toe. ABB Foam was het daar niet mee eens, omdat zij vonden dat de prijzen voor 2021 al waren vastgelegd. In november 2021 was dat voor ABB Foam daarom reden om de samenwerking te beëindigen. Per direct. Daar was Jongeneel het op zijn beurt uiteraard niet mee eens, dus werd er een factuur gestuurd aan ABB Foam voor de vrachtkosten en geleden schade vanwege het niet in acht nemen van een redelijke opzegtermijn. ABB Foam reageert daarop door een overzicht te versturen van alle prijzen die het afgelopen jaar in zijn ogen onjuist zijn gefactureerd. Kortom, partijen kwamen er onderling niet uit en zaten een jaar later bij de rechter.

Schadevergoeding voor direct stoppen

Omdat er niks op papier was gezet, moest de rechter volledig zelf invullen wat in dit geval nou redelijk en billijk is. Mochten de prijzen verhoogd worden? Mocht er worden opgezegd? Is er schade geleden, zo ja welke schade? Moet die vergoed worden? Wie draagt welke verantwoordelijkheid? Indien de wet of een overeenkomst niet voorziet in een regeling voor opzegging, dan is het uitgangspunt dat een opzegging is toegestaan. ABB Foam mocht dus opzeggen, aldus de rechter. Wat ABB Foam echter niet mocht doen, was opzeggen zonder opzegtermijn, omdat Jongeneel zich daardoor niet kon voorbereiden op de opzegging. Ook waren de prijsverhogingen geen reden om de samenwerking per direct te beëindigen. ABB Foam moet daarom de door Jongeneel geleden schade vergoeden, bestaande uit de gederfde winst. De gevorderde vrachtkosten zijn door Jongeneel echter onvoldoende onderbouwd, zodat die schade wordt afgewezen. Al met al dient ABB Foam uiteindelijk een bedrag van ruim 186.000 euro aan Jongeneel te betalen.

Afspraken maken en vastleggen

Zoals hieruit blijkt, kan bij een samenwerking dus niet alleen ketenaansprakelijkheid bij het inzetten van personeel grote gevolgen hebben voor de samenwerking, ook veel andere praktische en juridische onderdelen kunnen voor hoge kostenposten zorgen. Als ABB Foam en Jongeneel afspraken hadden gemaakt over tariefverhogingen en opzegmogelijkheden, dan was het wellicht niet zo ver gekomen dat er geprocedeerd moest worden over hoge schadevergoedingen.

Zorg er daarom voor dat bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen of het uitbesteden van een opdracht altijd iets op papier wordt gezet. In ieder geval algemene voorwaarden waarin dergelijke onderwerpen behandeld worden, maar bij voorkeur ook gewoon een schriftelijk contract. Zeker bij langdurige samenwerkingen heeft maatwerk uiteindelijk altijd de voorkeur.

Michelle Vrolijk
Partner en advocaat bij ITL Attorneys (voormalig Vallenduuk Advocaten)

LEES MEER BLOGS VAN MICHELLE VROLIJK OP WWW.LOGISTIEK.NL