'Voorheen moesten we de trein zelf besturen, nu rijdt de trein vanzelf'

Boon Food Group verlaagt derving met geautomatiseerd bestelproces

Om artikelen zo vers mogelijk bij de klant te krijgen, is een verfijnd en intelligent bestelproces voor Boon Food Group van cruciaal belang. Het bedrijf wil echter ook duurzaam zijn en verspilling zoveel mogelijk voorkomen. Met de implementatie van geavanceerde software voor voorraadoptimalisatie is de derving afgenomen terwijl de beschikbaarheid richting klanten zelfs is verbeterd. Ook de efficiency van het bestelproces is gestegen. “Voorheen moesten we de trein zelf besturen, met Slim4 leggen we de rails en rijdt de trein vanzelf.”

 Marcel van Gurp en Menno Sweerman van Boon Food Group

“We hoeven minder vaak nee te verkopen én we houden minder over”
manager ICT Marcel van Gurp en hoofd voorraadbeheer Menno Sweerman van Boon Food Group.

Boon Food Group (BFG) is in 130 jaar uitgegroeid tot een veelzijdig familiebedrijf met meer dan 400 medewerkers. Het is eigenaar en franchisegever van vele winkelformules: MCD supermarkten, MCD Alledag, Boon’s Markt, Boon’s Dagmarkt, Boon’s Pitstop, De Buurtsuper en De Vakantiesuper. BFG faciliteert in totaal 60 formulewinkels, waarvan 38 in eigendom. Het bedrijf is ook internationaal actief met zijn exporttak BFG Trading. Een paar jaar geleden zijn de zorgbedrijven Zorgboodschap en Zorgmaaltijd volle dochterondernemingen van BFG geworden, net als exportbedrijf NLfood. Door onderzoeksbureau GfK werd Boon’s Markt ooit uitgeroepen tot beste supermarkt van Nederland, onder andere vanwege zijn excellente versafdeling en de breedte van het food- en non-foodassortiment.

Besteladviezen handmatig nalopen

De grote uitdaging is zorgen dat ieder dag opnieuw, de voorraad zo precies mogelijk aansluit op de vraag. Met het ERP-pakket waar het bedrijf jaren mee werkte, was dat een complexe en tijdrovende aangelegenheid, vertelt hoofd voorraadbeheer Menno Sweerman. “Onze voorraadbeheerders kregen iedere ochtend uit het ERP een lijst met besteladviezen die ze met de hand moesten nalopen. De adviezen waren enkel gebaseerd op wat er in de weken ervoor was verkocht en hielden geen rekening met bijvoorbeeld seizoenspatronen, feestdagen of folderacties. Was er een keer een uitschieter in de vraag, wat bij export nog wel eens gebeurt, dan verhoogde het ERP direct de besteladviezen en ook de veiligheidsvoorraad. Dat moesten we dan met de hand weer corrigeren.”

Plannen op dagniveau

Vooral voor Aardappelen, Groenten en Fruit (AGF)-artikelen was het maken van bestellingen een ingewikkelde puzzel, herinnert zijn collega Huib Rikkers (niet op de foto) zich. “De vraag naar verse groenten kan per dag behoorlijk variëren, op een doordeweekse dag verkoop je meer hutspot dan in het weekend. Bij mooi weer schiet de verkoop van aardbeien of snoeptomaatjes omhoog.” Om aan die volatiele vraag te kunnen voldoen moet BFG met zijn telers in binnen- en buitenland continu afstemmen wat ze kunnen leveren en wanneer.

‘We konden ons eigenlijk niet voorstellen dat een IT-systeem ons ging vertellen wat we per dag moesten inkopen’

Management by exception

Dat het ook anders kon, ontdekten ze toen Boon Food Group zich op een nieuw ERP-systeem ging oriënteren. Het zocht een systeem dat behalve de standaard ERP-zaken ook de genoemde inkoop- en bestelfunctie kon ondersteunen, maar kwam erachter dat zo’n ERP helemaal niet bestaat. “We zijn lid van inkooporganisatie Superunie waar diverse andere foodretailers bij zijn aangesloten”, vertelt manager ICT Marcel van Gurp. “Een aantal van hen had goede ervaring met het ERP-systeem Microsoft Dynamics en allemaal gebruikten ze naast dit ERP een aparte tool voor voorraadoptimalisatie, namelijk Slim4. Om die reden zijn wij ons er ook in gaan verdiepen en zijn we uiteindelijk tot dezelfde keuze gekomen.” 

Minder derving

Inmiddels is Boon Food Group live met zowel Slim4 als het nieuwe ERP. “Het sturen op excepties is een zegening”, vertelt Sweerman. “Je kunt Slim4 precies zo inrichten dat iedere planner maximaal in zijn dagelijkse proces wordt ondersteund.” Een positieve verrassing was dat Slim4 de finetuning van de per dag wisselende vraag naar AGF, perfect bleek te kunnen aansturen. “We konden ons eigenlijk niet voorstellen dat een IT-systeem ons ging vertellen wat we per dag moesten inkopen, maar ik moet toegeven: met Slim4 zitten we dichter bij de waarheid dan toen we alles nog uit het hoofd deden. We hoeven minder vaak nee te verkopen én we houden minder over.” 

Ze zien ook dat collega’s efficiënter hun werk kunnen doen. “Het bestellen van kort houdbare artikelen duurde voorheen wel vijf uur per dag. Nu zijn we hier één of hooguit twee uur mee bezig. Alleen dat al maakt dat we absoluut niet meer zonder Slim4 zouden willen.” Sweerman maakt de vergelijking met een spoorrails. “Voorheen moesten we de trein zelf besturen, met Slim4 leggen we de rails en rijdt de trein vanzelf.” 
 
Dit artikel is gesponsord door Slimstock