Zo maak je van
een ERP-implementatie
een succes

Veel bedrijven zijn toe aan hun tweede of derde ERP-implementatie.
Niet iedereen kijkt met veel genoegen terug op eerdere ervaringen. Eerlijk gezegd zijn directie van verladende bedrijven, groothandels, maar ook logistiek dienstverleners ook niet altijd zo veranderingsgezind als ze willen uitstralen, zowel intern als extern.
"Voorzie een oude auto niet van een nieuwe motor”, is wat ERP-expert Guus Krabbenborg als belangrijke tip wil meegeven. Hij komt in dit artikel met meer aanbevelingen. “Wie vandaag kiest voor een nieuw ERP, moet dat vooral doen om naar buiten toe verbeteringen door te voeren.”

Auteur: Guus Krabbenborg

Helaas moet ik constateren dat teveel bedrijven voorbij gaan aan belangrijke basisvragen. Dat is jammer, want door de juiste stappen te volgen, kom je uit bij het best passende systeem. Vraag maar eens aan ex-klanten waarom ze naar de concurrent zijn gegaan. Zo kom je erachter wat jouw klanten echt belangrijk vinden. Inspelen op wat bij hen de norm is doe je door bijvoorbeeld aan je top-5 klanten te vragen waar ze de komende vijf jaar behoefte aan hebben.
Vervolgens gebruik je die antwoorden als nuttige input voor jouw eisen- en wensenpakket. Dat doet bijna niemand. Waarom niet? Kost het teveel tijd? Durf je het niet aan?
Het valt het me op dat er te weinig veranderingsbereidheid is, vaak toch vooral bij de directie. De directie moet niet alleen hard roepen dat er een verandering nodig is, maar ook laten zien dat ze dit belangrijk vindt. Dat de gemiddelde leeftijd van directieleden wat hoger ligt helpt ook niet bij het veranderproces.

LEES OOK: Stapsgewijs naar een nieuw ERP

Kijk vooral waar klanten mee bezig zijn

“De voorbereidingsfase is heel belangrijk en weten wat er speelt bij klanten. Dat is waar het om draait, niet om welke IT trends er in de markt spelen. AI, cloud, big data zijn allemaal belangrijk, maar ondergeschikt aan datgene waar klanten mee bezig zijn.”
Guus Krabbenborg beschikt over 35 jaar aan praktische ervaring aan hoe organisaties het best zakelijke software kunnen vermarkten, verkopen, leveren en ondersteunen. Hij deed dit twintig jaar binnen het Microsoft Dynamics partnerkanaal. Krabbenborg geeft workshops, masterclasses en schreef diverse artikelen en boeken. Meer daarover op zijn website.

Zo moet het zeker niet

Om een voorbeeld te geven van hoe de insteek niet moet zijn: een paar jaar geleden werd ik gevraagd een kick-off presentatie te geven voor een industrieel bedrijf dat een ander ERP wilde implementeren. Dit project zou het belangrijkste project zijn voor de komende jaren. Alleen was een dag voor mijn presentatie nog steeds niet duidelijk wie vanuit de directie het project zou gaan trekken.
De keuze viel op dat moment op iemand die er tijdens de kick-off niet bij zou zijn.
Welk beeld geef je daarmee als directie? Helemaal voor een project waarvan je zelf zegt dat het extreem belangrijk is. Uiteindelijk heeft deze persoon zijn agenda omgegooid en de bewuste dag wel gepresenteerd. Gelukkig.

Goed om vooraf te beseffen

Het voorbeeld van gebrek aan directieverantwoordelijkheid leid me naar twee punten waarmee je het succes van een ERP-implementatie vergroot. Heb je daar oog voor, dan ben je beter voorbereid op een veranderproces.

Organizational Change Management (OCM) is cruciaal voor een succesvol project. OCM brengt helaas wel twee hindernissen met zich mee. Bedrijven hebben geen beeld van wat het is en helemaal niet als de IT- of de financiële afdeling het trekt. Die hebben vaak toch meer interesse in functionaliteit.
Daarnaast staan veel partners van ERP-leveranciers nog voor de opgave om hun aanbod met change management diensten en expertise uit te breiden

Wat is je doel? -op tijd en binnen budget?

Een producerend-, handels of logistiek bedrijf moet zich niet primair richten op het op tijd en binnen budget houden van een ERP-project. Dat is heus een belangrijk aspect, maar is eerder een conditie dan een doel. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld voorraadbeheer; dit verbeteren is eveneens belangrijk, maar eigenlijk meer een functie. Wat bedrijven vooral moeten doen, is nadenken over wat ze willen met levervaardigheden. Klanten willen een bestelling sneller geleverd krijgen. Wat tien jaar geleden acceptabel was, is dat nu niet meer. Bij bedrijven zou de discussie moeten gaan over wat je als bedrijf wilt bereiken met een nieuw ERP-of ander systeem. Wil je misschien de leverkwaliteit vergroten of de leversnelheid?

‘Laat ERP meehelpen in het behalen van gestelde bedrijfsdoelen’

Laat de selectie niet over aan de IT-afdeling

Bedrijven steken doorgaans te weinig tijd in de voorbereiding van een ERP-pakketselectie. Je moet je voorafgaand afvragen waar je als onderneming staat en waar je naartoe wil. Beschrijf de situatie en neem bij de keuze het strategische doel van je organisatie mee. Leg je die selectie alleen bij een IT-afdeling neer, dan kijken die naar de user interface of de keuze voor cloud. Ze hebben meestal onvoldoende de algemene bedrijfsbril op. Daarnaast zijn ze het gewend om iets op een bepaalde manier te doen, ondanks dat bedrijfsdoelen misschien wel veranderen. Hoe kan software, in dit geval ERP, helpen met het realiseren van de gestelde doelen? Die doelen bereik je bovendien alleen als je de directie er heel duidelijk achter hebt staan.

Wat de klant wil telt meer dan trend volgen

De voorbereidingsfase draait om wat er bij de klant speelt. Denk eens hier aan:

Heb je een methode voor klanttevredenheidsonderzoeken? (is er vaak niet het geval)
Wat is de gemiddelde betaaltermijn van klanten voor facturen? (een tevreden klant betaalt meestal sneller)
Wat zie je als je jouw scores spiegelt aan het branchegemiddelde?
Waarom betalen klanten niet snel genoeg? Deugen jouw processen wel? Is er een mismatch tussen sales en logistiek?
Wie voert de exitgesprekken met klanten die weggaan? Of voer je die überhaupt niet?

Focus moet liggen op digitale transformatie

Input van klanten zou de basis moeten vormen voor de reden achter de aanschaf van andere software. Niet een lange lijst met features. Wil je kortere levertijden, zoek dan een systeem dat je daarbij helpt. Vraag vervolgens aan je leverancier begeleiding zodat je processen slanker en beter worden. Kan een leverancier de gevraagde verandering ondersteunen? Een directie moet oog hebben voor het feit dat het vooral draait om een digitale transformatie.
Kostenbesparingen behalen is leuk, maar je moet finance niet zomaar geloven als ze zeggen dat digitaliseren goedkoper is. Juist het aantrekkelijker maken van jouw businessmodel zal leiden tot voordelen. Als je meer kosten maakt, maar tegelijkertijd je doorlooptijden kunt halveren of je leverbetrouwbaarheid kunt vergroten, dan is de extra uitgave een prima investering. Denk aan de IKEA’s van deze wereld, die klanten online inzicht geven in welke artikelen er per vestiging op voorraad zijn. Als klant bepaal je op basis van het IKEA voorraadbeheer naar welke vestiging je rijdt.

‘Klant wil ‘in control’ zijn en niet wachten tot maandag’

Orderintake kun je ook door klant laten doen

Dezelfde logica als bij voorraadbeheer geldt ook voor de orderintake en track & trace. Hoe groot is jouw afdeling die orders verwerkt? In de consumentenmarkt vinden bedrijven dat de consument dit prima zelf kan doen, een klant maakt echt geen typefout bij het invoeren van zijn eigen naam. Jij voert orders voor jouw klanten nog wel in? Een klant wil ‘in control’ zijn en niet wachten tot maandag. Aanvullend krijgt een consument een track & trace bij de bestelling van een artikel. Krijg jij een track & trace als je een machine bestelt van een ton of een miljoen? ‘Mijn vader deed het ook zo’ volstaat niet meer als argument. Prikkel jezelf, dit kan beter en goede processen gesteund door een ERP-systeem kan je daarbij helpen.

Tot slot, vragen die tot nadenken moeten stemmen

Als bedrijf moet je jezelf voorafgaand aan een ERP-traject heel veel zaken afvragen. Voeg daar dan ook de volgende vragen aan toe:

Hoe belangrijk is het ERP-project voor jou?
Voor wie binnen de organisatie is het project belangrijk?
Voor wie is dit het allerbelangrijkste project binnen het bedrijf?
Wie wil er alles, maar dan ook echt alles aan doen om er een succes van te maken?
Lopen er nog 88 projecten? Mag het ERP-traject dan echt drie of vijf jaar duren?

Zorg voor voldoende voorbereidingstijd. De keuze en de inrichting van nieuwe processen kosten nu eenmaal tijd, maar leveren als het goed is ook veel op. Neem ze daarom serieus. Verdiep je in de materie, maak iemand in de directie verantwoordelijk. Leer om met open blik naar jouw bedrijf te kijken en plaats niet een oude motor in een nieuwe auto.