Dynamisch slot management laat zich lastig ontsluiten

Congestie en een nijpend chauffeurstekort zijn twee belangrijke redenen waarom vervoerders en logistiek dienstverleners graag iets meer flexibiliteit zouden zien in de tijdsvensters die magazijnoperaties instellen. Tegelijkertijd piepen en kraken ook de magazijnprocessen regelmatig, vooral vanwege personeelsschaarste. Zo is er sprake van een hardnekkige tegenstelling, die verlammend werkt. Het warehouse wil controle uitoefenen over de eigen processen, vervoerders zoeken meer speelruimte bij het laden en lossen.
Time slot management met nauwelijks uitwijkmogelijkheden bemoeilijkt het transportproces van logistiek dienstverleners. Dynamisch slot management zou ruimte kunnen bieden, mits de IT systemen dit kunnen faciliteren. De Topsector Logistiek organiseerde de afgelopen maanden een aantal workshops met LDV-ers om te komen tot een breed gedragen oplossing. Maar eerst: hoe groot is het probleem van de laad-losafstemming nu werkelijk en welke oplossingen vormen daarop een antwoord?

DC's willen rust, reinheid en regelmaat

Dat magazijnoperaties al decennia werken met tijdsloten waarin vervoerders kunnen komen laden en lossen, heeft vooral te maken met de sterkere positie van warehouses in de keten. Daarnaast zijn, volgens Walther Ploos van Amstel (lector citylogistics HvA), de handlingkosten in het magazijn vaak een stuk hoger dan de transportkosten. “Dus optimaliseer je eerst het magazijn en is de laadplanning, met slotplanning, een afgeleide daarvan. Distributiecentra kunnen in hun planning nauwelijks inspelen op de frequente mutaties bij dockplanning. Ze willen rust, reinheid en regelmaat.”

Aan de andere kant lopen logistiek dienstverleners vast op gebrek aan flexibiliteit in slot management. Maarten van der Tas, directeur logistiek bij Neele-Vat: “Ik begrijp waarom slot planning is ontstaan. Warehousing wil een duidelijke forecast van de volumes en de werkzaamheden en op basis daarvan een personeelsplanning maken. Zo kun je als magazijn de gewenste kwaliteit tegen een zo competitief mogelijke prijs leveren voor de klant.”
Tegelijkertijd ziet hij de uitdaging aan de transportkant en de wens om flexibiliteit. “Je bent als vervoerder veel afhankelijk van niet-beheersbare factoren, ziekte van chauffeurs, files, controles en beschikbaarheid van documentatie bij vrachten en dergelijke. Loop je een slot mis, dan ontstaat er vaak een domino-effect aan vertragingen over meerdere zendingen.”

Paar uren wachten of morgen terug?

Het mooiste zou zijn om alle supply chain stromen te beheren voor een verlader vanuit het perspectief van een logistiek dienstverlener. Van der Tas. “Toch gebeurt dit niet vaak, omdat verladers dit een te groot risico vinden. Dus is er vaak sprake van samenwerking aan de warehouse- of vervoerszijde. Dat leidt soms tot uitdagingen.”

Hij geeft het voorbeeld van een verlader die met een eigen vervoerder werkt, waarbij Neele-Vat het warehouse beheert voor dezelfde klant. “Als de vervoerder het eerste slot mist, bijvoorbeeld om 10.00 uur, dan geeft het systeem mogelijk pas een tweede slot om 16.00 uur. Wacht de chauffeur dan of komt hij de dag erna terug? Soms eist de verlader toch de levering van de order op diezelfde dag. Dat kan je alleen realiseren als je om het  systeem heen werkt. Het magazijn kan ook aangeven dat lossen beter is, omdat je daarmee wachtkosten bespaart. Maar als er geen tijd is om de order in te boeken, rolt er automatisch een negatieve KPI voor het warehouse uit.”

Inbound is minder strak dan outbound

Ook Van der Wal Logistiek sloot aan bij de gesprekken, die de Topsector initieerde. Daarnaast heeft het bedrijf een aantal studenten van de TU Eindhoven over de vloer die specifiek onderzoek doen naar het optimaal en duurzaam plannen van FTL-transporten. Jan Vieveen is als logistieke IT-consultant betrokken bij zowel dit project als bij de workshops vanuit Topsector Logistiek namens Van der Wal. Vieveen ziet als TMS-expert het probleem van slot management vooral als iets wat door een aantal marktontwikkelingen nooit perfect zal zijn. “Als slot booking aan de inboundkant werkt, is het fantastisch. Alleen doet het dat niet altijd.”

Vieveen constateert dat de outbound activiteiten van distributiecentra vaak al heel strak zijn georganiseerd. “Neem Albert Heijn als voorbeeld. Een kwartier na het neerzetten van de goederen, zijn deze opgehaald. Inbound is lastiger, dus is daar meer marge voor gereserveerd. Is een vervoerder op tijd, krijgt hij direct hulp, anders moet hij wachten; dan wordt hij meestal wel geholpen."

Afspraken maken over meer transparantie

Bij de zoektocht van Topsector Logistiek naar een oplossing voor dynamisch slot management ligt nu de nadruk op het ontwikkelen van een vorm van standaardisatie in de communicatie tussen ketenpartners. Guido de Wit is namens de Topsector programmamanager: “Het doel is om een vorm van standaardcommunicatie te ontwikkelen met daarin zaken als kenteken en aankomsttijd. De focus ligt op zendingen en trips. Met zeven, acht velden ben je er wel. Die data gestandaardiseerd uitwisselen tussen systemen maakt een einde aan de huidige explosie aan portals waar bedrijven data moeten invullen. Dat reduceert dus kosten en moeite.”

De Wit noemt de voordelen aan de horizon duidelijk, maar hij verwacht wel dat het initiatief tijd nodig heeft. “Ketensamenwerking kan tot twintig of dertig procent besparing leiden. Een gebrek aan vertrouwen en IT-tools staat dat nog in de weg. Ik hoorde, in de workshops dat transporteurs zomaar dertig tot veertig procent van de slots missen. Dat is dus capaciteit die ondernemers niet benutten.”

LEES HET HELE ACHTERGRONDARTIKEL OVER DIT ONDERWERP OP WWW.LOGISTIEK.NL